Digitalisaatiokysely

Digitalisaatiokyselyssä kunnan henkilöstö arvioi digitalisaation edistämisen nykytilaa yhdestätoista näkökulmasta, joista neljää arvioidaan henkilökohtaisesta näkökulmasta ja seitsemään koko kunnan näkökulmasta. Arvioinnissa käytetään viisitasoista asteikkoa, jossa 5 = Erinomainen 4 = Hyvä 3 = Tyydyttävä 2 = Välttävä 1 = Heikko.

Lisäksi henkilöstöltä kysytään mm. digitalisaation hyödyistä, etätyöstä, tiimityöskentelystä, käyttötuesta, tekoälystä sekä onnistuneista esimerkeistä ja suurimmista haasteista. Tuloksien vertailuaineistosta löytyy noin 30 kunnan ja 4000 kuntatyöntekijän vastaukset.

Arvioitavat näkökulmat ovat:

• Henkilökohtainen digitaalinen osaamisesi
• Tieto- ja viestintäteknisten laitteiden hyödyntäminen työssäsi
• Käytössäsi olevien tietokoneohjelmistojen käytettävyys ja toimivuus
• Työssäsi syntyvän ja tarvittavan datan ja tiedon suunnitelmallinen kerääminen
• Kerätyn datan ja tiedon hyödyntäminen kunnan toiminnassa ja johtamisessa
• Henkilöstön yleinen valmius digitalisaation edellyttämissä toimintatapojen muutoksissa
• Uudet ideat, innovaatiot sekä toimintamalleihin liittyvät kokeilut
• Sähköisten palvelujen ja asiointimahdollisuuksien kattavuus ja laatu
• Kohdennetun sähköisen viestinnän ja kuntamarkkinoinnin hyödyntäminen
• Asiakkaille tarjottavat sähköiset osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet
• Selkeiden tavoitteiden ja mittareiden asettaminen digitalisaation edistämiselle

Alla on kaksi kaaviota, joista ylemmässä esitetään kyselyn tulokset keskiarvoina ja alemmassa näkyy myös saatujen vastauksien jakauma alimman ja ylimmän tason välillä.

Parhaimmat arviot nykytilastaan ovat saaneet tieto- ja viestintäteknisten laitteiden hyödyntäminen, henkilöstön digitaalinen osaaminen sekä tietokone-ohjelmistojen käytettävyys ja toimivuus. Eniten kehittämistarpeita kohdistuu digitalisaation strategiseen edistämiseen, datan ja tiedon hyödyntämiseen toiminnassa ja johtamisessa sekä ideoihin, innovaatioihin ja uusiin toimintamalleihin liittyviin kokeiluihin.

Tärkeimmät digitalisaation tuomat hyödyt

Digitalisaatiokyselyssä kuntien henkilöstö valitsee viisi mielestään tärkeintä digitalisaation tuomaa hyötyä.

Tärkeimmiksi digitalisaation tuomiksi hyödyiksi henkilöstö nosti ajasta ja paikasta riippumattomuuden lisääntymisen sekä tiedonkulun nopeutumisen ja avoimuuden lisääntymisen. Myös lähi- ja etätyöskentelymuotojen monipuolistuminen sekä palvelujen saatavuuden ja saavutettavuuden parantuminen nähdään merkittävinä hyötyinä.

Vähiten tärkeimmiksi digitalisaation hyödyiksi koettiin uudenlaiset arvoketjut ja lisäarvon tuottamismahdollisuudet, joka voi liittyä siihen, että digitalisaatio nähdään kunnissa enemmän välineenä kuin arvon tuottajana. Myöskään lainvaatimuksien täyttymistä, vetovoiman ja kiinnostavuuden vahvistumista tai henkilöstöresurssien kohdentumista ei pidetä kovinkaan tärkeänä.

Kuinka hyvin etätyön mahdollistamisessa on onnistuttu?

Etätyön mahdollistavat työvälineet, laitteet ja ohjelmistot ovat tärkeä osa nykyaikaista kuntatyötä. Etätyömahdollisuudet luovat joustavuutta ja lisäävät kuntatyöpaikkojen vetovoimaa. Huomioitavaa on, että kunnissa tehdään paljon myös sellaista työtä (esim. perusopetus ja varhaiskasvatus), jossa työn luonne ei mahdollista etätyötä.

Henkilöstön mielestä etätyön mahdollistamisessa on kunnissa onnistuttu pääsääntöisesti hyvin, joidenkin mielestä jopa erinomaisesti. Vähän alle puolet vastaajista koki, että oman työn luonne ei mahdollista etätyötä.

Kuinka käytössäsi olevat laitteet ja ohjelmistot mahdollistavat tiimityöskentelyn?

Digitalisaatio mahdollistaa sijainnista riippumattoman tiimityöskentelyn ja yhdessä tekemisen aiempaa helpommin. Toimiva tiimityöskentely vaatii sitä tukevat laitteet ja ohjelmistot sekä taidot niiden hyödyntämiseen. Tiimityöskentely jakaa tehtäviä ja vastuuta, lisää näkökulmien ja ideoiden moninaisuutta ja luo mahdollisuuksia oppia toisilta työntekijöiltä.

Henkilöstön mielestä käytössä olevat laitteet ja ohjelmistot mahdollistavat tiimityöskentelyn pääsääntöisesti hyvin, joidenkin mielestä jopa erinomaisesti. Vajaa kolmasosa näki mahdollisuudet tyydyttäviksi tai sitä huonommiksi.

Kuinka saat tarvitsemaasi tukea tietoteknisten laitteiden ja ohjelmistojen käyttöön?

Tarvittava tuki tietoteknisten laitteiden ja ohjelmistojen käyttöön mahdollistaa tehokkaan ja katkeamattoman työskentelyn ja lisää yleistä työhyvinvointia. Tuen lisäksi tarvitaan riittävä perehdytys ja ohjeistus sekä osaamistason mukaista laite- ja ohjelmistokohtaista koulutusta.

Henkilöstön mielestä tietoteknisten laitteiden ja ohjelmistojen käyttöön saa tukea pääsääntöisesti hyvin. Vähän alle puolet vastaajista koki, että tukea saa tyydyttävästi tai sitä huonommin.

Oletko jo tietoisesti hyödyntänyt tekoälyä työssäsi?

Kunnissa pohditaan tekoälyn hyödyntämismahdollisuuksia, ohjeistus- ja koulutustarpeita ja joissakin tapauksissa myös rajoittamista mm. tietoturva- ja tietosuojasyistä. Tekoäly työn apuna ja tukena on kuitenkin tätä päivää ja mahdollistaa jo monien työvaiheiden tehostamisen ja nopeuttamisen.

Kaksi kolmasosaa kuntien henkilöstöstä ei ole vielä perehtynyt tekoälyyn riittävästi hyödyntääkseen sitä omassa työssään. Alle joka viides on joko hyödyntänyt tai kokeilut tekoälyä työssään. Noin joka kymmenes ei aio tai voi hyödyntää tekoälyä. Muutos on kuitenkin käynnissä, kokeilut lisääntyvät ja kiinnostus tekoälyä kohtaan kasvaa.

Miten tekoälyä kunnissa tällä hetkellä hyödynnetään?

Microsoftin Copilot on noussut kuntien käytetyimmäksi tekoälysovellukseksi, sillä se on in-tegroitu suoraan kuntien laajasti käyttämään Microsoft 365 -ympäristöön. ChatGPT on edelleen vahvasti mukana rinnalla. Myös Gemini ja Claude esiintyvät vastauksissa. Lisäksi mainittiin mm. Grok, NightCafe, Microsoft Designer, Adobe Firefly ja DeepL.

Tekoälyä on kunnissa hyödynnetty tekstien kirjoittamiseen, muokkaamiseen, tarkistami-seen ja tiivistämiseen, tiedotteiden ja some-päivitysten laadintaan, kokousmuistioihin, tie-donhakuun ja asiakirjojen jäsentelyyn, pitkien raporttien keskeisten kohtien poimintaan, kielikäännöksiin, suunnitteluun ja ideointiin, koulutusten ja tuntisuunnitelmien rakentami-seen, hankehakemusten kirjoittamiseen, kuvien generointiin, sähköpostien käsittelyyn sekä Excel-taulukoiden ja PowerPoint-esitysten laadintaan.

Mitkä ovat mielestäsi onnistuneita esimerkkejä digitalisaation hyödyntämisestä kunnan palveluissa ja prosesseissa?

Varhaiskasvatuksen ja koulutuksen sähköiset palvelut nousevat eniten mainituksi tee-maksi: varhaiskasvatuksen sähköinen asiointi (mm. Mukana-ohjelma, Daisy), hoitoaika-varaukset sekä Wilma-järjestelmä kodin ja koulun välisessä viestinnässä koetaan selkeiksi onnistumisiksi.

Osallistaminen ja viestintä ovat kehittyneet merkittävästi: kuntalaiskyselyt, sähköiset pa-lautekanavat, sosiaalinen media ja karttapohjaiset osallistumistyökalut mahdollistavat reaaliaikaisen vuorovaikutuksen asukkaiden kanssa.

Sähköinen asiointi ja lomakkeet ovat korvanneet paperisen asioinnin laajasti: hakemusten ja lomakkeiden täyttäminen verkossa eri toimialoilla — rakennusvalvonnasta vuok-rasopimuksiin — säästää sekä asiakkaan että viranhaltijan aikaa.

Teams ja etätyövälineet ovat muuttaneet työn tekemisen tapoja pysyvästi: kokousten, koulutusten ja asiakastapaamisten järjestäminen etänä tai hybridimallilla on vakiintunut osaksi arkea.

Tekoäly ja automaatio ovat alkaneet näkyä vastauksissa: Copilot, ChatGPT ja RPA-automaatio mainitaan kasvavana osa-alueena erityisesti tekstin tuottamisessa, tiedon-haussa ja toistuvien prosessien tehostamisessa.

Sosiaali- ja terveyspalveluissa sähköinen ajanvaraus, OmaOlo-palvelu ja asiakastietojär-jestelmien kehittyminen ovat parantaneet palveluiden saavutettavuutta.

Kirjastopalvelut ovat uudistuneet omatoimikirjastojen, e-aineistojen ja kirjaston robottien myötä, ja digineuvonta tukee kuntalaisten arjen digitaitoja.

Rakennusvalvonnan ja lupa-asioiden sähköistäminen (mm. Lupapiste) on nopeuttanut lupaprosesseja ja mahdollistanut naapurikuulemisen sähköisesti.

Päätöksenteon avoimuus on parantunut: kokousten suoratoisto, sähköiset pöytäkirjat ja asiakirjojen julkinen saatavuus verkossa lisäävät demokratian läpinäkyvyyttä.

Kiinteistönhuollon mobiilisovellukset ja sähköiset vikailmoitusjärjestelmät nopeuttavat ylläpitopyyntöjen käsittelyä ja parantavat kiinteistöjen hallintaa.

Claudella laaditun yhteenvedon pohjana on 1 558 yksittäistä avovastausta kaikista digi-talisaatiokyselyyn osallistuneesta kunnasta.

Mitkä ovat mielestäsi digitalisaation hyödyntämisen suurimmat haasteet, jotka tulisi ratkaista juuri nyt?

Osaamisen ja koulutuksen puute on ylivoimaisesti eniten mainittu haaste. Henkilöstön digitaalinen osaaminen vaihtelee suuresti, ja erityisesti pidempään työelämässä olleiden työntekijöiden perustaitojen vahvistaminen sekä jatkuva täydennyskoulutus koetaan kii-reellisiksi. Perehdytys uusiin järjestelmiin jää usein liian pintapuoliseksi.

Tekoälyn ja uusien teknologioiden hallittu käyttöönotto nousee vahvasti esiin — kun-nissa kaivataan selkeitä pelisääntöjä, ohjeistusta ja koulutusta tekoälyn hyödyntämiseen työssä, sillä kehitys etenee nopeammin kuin organisaatioiden valmius ottaa uusia väli-neitä käyttöön.

Resurssien ja rahoituksen riittämättömyys hidastaa digitalisaation etenemistä: inves-toinnit laitteistoihin, ohjelmistoihin ja kehitystyöhön jäävät usein niukoiksi, ja henkilös-tön aika digitalisaation edistämiseen on rajallinen muun työn ohella.

Järjestelmien yhteensopimattomuus on konkreettinen arjen ongelma — kunnissa on käytössä suuri määrä erillisiä ohjelmistoja, jotka eivät kommunikoi keskenään. Tiedon siirto järjestelmästä toiseen on työlästä ja altis virheille.

Tasa-arvo ja digitaalinen saavutettavuus huolettavat: erityisesti ikääntyneen väestön, mutta myös osan henkilöstön digitaidot ovat puutteelliset, mikä asettaa osan kuntalai-sista eriarvoiseen asemaan palvelujen käytössä.

Tietoturva ja tietosuoja koetaan kasvavaksi haasteeksi. Henkilöstön tietoturvakoulutus, datan suojaaminen ja vastuukysymysten selkiyttäminen erityisesti tekoälyn käytön yleis-tyessä nähdään kiireellisinä.

Johtaminen ja strateginen suunnittelu kaipaavat vahvistamista: digitalisaatio etenee monissa kunnissa ilman selkeää kokonaisstrategiaa tai muutosjohtajuutta, mikä johtaa hajanaiseen kehittämiseen ja epäselviin tavoitteisiin.

Muutosvastarinta ja asenteet hidastavat uudistumista — vanhoihin toimintatapoihin pi-täytyminen ja epäluulo uusia digitaalisia prosesseja kohtaan ovat edelleen todellisia es-teitä, vaikka asenneilmapiiri on hitaasti muuttumassa.

Claudella laaditun yhteenvedon pohjana on 1 732 yksittäistä avovastausta kaikista digitalisaatiokyselyyn osallistuneesta kunnasta.

Kuinka digitalisaatiokysely toteutettiin?

Digitalisaatiokyselyn tulokset perustuvat noin 30 kunnan ja 4000 kuntatyöntekijän syyskuun 2023 - huhtikuun 2026 välisenä aikana antamiin vastauksiin. Mukana on mm. seuraavat kunnat: Akaa, Heinola, Hyvinkää, Imatra, Juva, Kaskinen, Kauhava, Kaustisen seutukunta (Halsua, Kaustinen, Lestijärvi, Toholampi, Veteli), Kemi, Kemijärvi, Kuopio, Lahti, Lempäälä, Mikkeli, Muurame, Nokia, Pori, Porvoo, Rantasalmi, Rauma, Sodankylä, Tornio, Urjala, Utajärvi, Utsjoki, Valkeakoski ja Ylöjärvi.